Paperless - das papierlose Büro
Ich nutze nun schon seit nunmehr einem Jahr “Paperless-NGX” als Dokumentmanagementsystem (DMS). Das Programm Paperless ist ein quelloffenes Softwareprojekt, welches mir das Suchen, Verwalten und Pflegen meiner Dokumente erheblich vereinfacht. Dort kann ich alle meine Dokumente hochladen oder sogar mein E-Mail-Postfach automatisch nach Anhängen überwachen lassen, damit diese ebenfalls auch Jahre später noch zentral an einem Ort gefunden werden.
Vorteile durch Paperless
Durch die regelmäßige Nutzung stellten sich folgende Vorteile als besonders hervorzuhebend heraus. Paperless verfügt des Weiteren um viele weitere Funktionen und kann optional auch durch eigene Programmierung, Schnittstellen per API usw. angepasst werden.
- Man hat alle Dokumente an einem Ort (z.B. durch manuelles Hochladen, E-Mail Import, Scan2Cloud).
- Es spart erheblich viel Zeit beim Suchen nach einem bestimmten Dokument (Volltextsuche, Personensuche).
- Es unterstützt vielseitige Workflows, Dokumententypen und Speicherlogiken für eigene Prozesse.
- Durch Tags, eigene Notizen und eigene Felder sind alle Datenerweiterungen denkbar.
- Die Software ist selbst betreibbar durch Open-Source-Ansatz und kostet nichts.
- Eingebautes OCR, um nach Textauszügen in PDFs, Bildern und sonstigen Scans suchen zu können.
- Durch kostenlose Apps auch auf dem Mobiltelefon verwendbar - Alle Dokumente immer griffbereit.
Nachteile im Betrieb
Einige Nachteile dürfen für den Umstieg auf ein DMS nicht ganz unerwähnt bleiben. Die Vorteile überwiegen meiner Meinung nach aber extrem stark gegenüber den Nachteilen (die sich auch nur einmalig auswirken).
- Wenn man bereits viele Unterlagen hat, muss man sich ein paar Stunden Zeit nehmen, diese alle einzuscannen, benennen und anschließend in Paperless hochzuladen.
- Wenn man keine Ahnung vom Serverbetrieb hat, kann die Installation schwierig sein. (Wer jedoch Ahnung von Docker-Containern hat, wird schnell zum Ziel kommen).
Verweise und Hinweise
Auf den folgenden Seiten erhalten Sie weitere Informationen zu Paperless-ngx.
Solltest du Probleme bei der Einrichtung haben, kann man mich für einen Installationsservice gegen eine geringe Gebühr beauftragen, welche gegen Rechnung ausgewiesen wird. Setzen Sie sich gerne direkt mit mir in Verbindung. Andernfalls biete ich auch Managed-Hosting für Paperless-ngx an.
Screenshots
Hier ein paar Einblicke in die Software, denn Bilder sagen mehr als 1000 Worte. Und wer ein gutes Video zur Einrichtung sucht, dem kann ich dieses vom YouTube-Kanal “SemperVideo - Paperless NGX” empfehlen.
