Seit meinem letzten Beitrag zur Externenprüfung bei der IHK für die Erlangung der Berufsbezeichnung Fachinformatiker für Anwendungsentwickler hat sich einiges getan. Einerseits habe ich für die schriftlichen Abschlussprüfungen einiges lernen müssen, aber auch habe ich mein Abschlussprojekt inklusive der Projektdokumentation fertiggestellt und eingereicht.

Ein Thema für die Projektarbeit finden

Das mag sich im ersten Moment gar nicht so kompliziert anhören. Doch die Vorgaben sind hier recht eindeutig: Die Projektarbeit muss wirtschaftlich sein und die benötigte technische Tiefe erfüllen. Auch die zeitliche Vorgabe der IHK muss eingehalten werden. Alle Inhalte der Projektarbeit müssen vom Prüfungsteilnehmer alleine erstellt oder bei Erweiterungen einer Software klar von den Fremdleistungen abgegrenzt werden. Ich habe wirklich lange nach einem Projekt geschaut, welches diese Anforderungen erfüllen könnte.

Ich habe dann ein Projekt gefunden: Eine Verwaltung zur Streckenkunde-Dokumentation für Triebfahrzeugführer. Den Vorschlag zu dieser Software habe ich von einem Interessenten bekommen, der diese Software gerne für sein Eisenbahnverkehrsunternehmen einsetzen würden. Eine Streckenkunde ist sozusagen ein personenbezogenes Fahrtenbuch für Triebfahrzeugführer, um nachzuweisen, dass diese sich mit den örtlichen Begebenheiten vertraut gemacht haben. Ist die Streckenkunde ungültig, ergeben sich viele Nachteile, auf die ich hier nicht näher eingehen werde, sondern einfach mal auf den Wikipedia-Beitrag verweise.

Schreiben des Projektantrags

Für mein Abschlussprojekt habe ich zuerst einen Projektantrag stellen müssen, der vom IHK-Prüfungsausschuss genehmigt werden musste. In dem Projektantrag habe ich ausführlich erklären müssen, worum es in meinem Projekt gehen wird, welcher wirtschaftliche Zweck verfolgt wird und wie ich meine vorgegebenen Arbeitsstunden einplanen werde.

Seit der Neuordnung der Prüfungen für IT-Berufe haben Anwendungsentwickler maximal 80 Stunden für die Durchführung des Projekts zur Verfügung. Für die sonstigen Fachrichtungen für Fachinformatiker sind es zur Erstellung dieses Beitrags maximal 40 Stunden.

Zu beachten ist, dass die Erstellung der Dokumentation für die Projektarbeit (Projektdokumentation) innerhalb dieser Zeitvorgabe erstellt werden muss. Das sollte unbedingt in der zeitlichen Planung im Projektantrag eingeplant werden. Auch hat ein Projekt ausnahmslos immer irgendwelche Kosten. Die Kosten entstehen durch beliebige Kostenstellen, wie z. B. der eigenen Arbeitsleistung, Stromkosten, Hardware, Software oder Kleinmaterialien. Es ist sinnvoll, sich bereits vor dem Projektantrag die nötigen Gedanken zu machen, was man zur Umsetzung eigentlich wirklich braucht.

Für die Einreichung des Projektantrags hatte ich von meiner IHK einen Zugang zu einem Ausbildungsportal erhalten. Dort habe ich den Projektantrag als PDF hochgeladen und dann erst mal eine Weile warten müssen. Nach einiger Zeit erhielt ich eine E-Mail, dass mein Projektantrag ohne Auflagen genehmigt wurde. Die nötigen Voraussetzungen wurden anscheinend vollumfänglich erfüllt.

In einigen Fällen kann die IHK-Prüfungskommission besondere Auflagen erteilen oder das gesamte Projekt ablehnen, wenn z. B. schon im Antrag ersichtlich ist, dass das Projekt nicht die benötigte technische Tiefe besitzt oder zeitlich nicht innerhalb der Vorgabe umsetzbar ist.

Den richtigen Durchführungsort finden

Für normale Auszubildende ist die Durchführung im Ausbildungsbetrieb durchzuführen. Für Personen, die eine Externenprüfung absolvieren, ist das Abschlussprojekt im eigenen Umfeld durchzuführen. Das eigene Umfeld kann entweder die Freizeit neben einer Festanstellung gemeint sein oder der Betrieb, in dem man sonst arbeitet (sofern der Arbeitgeber damit einverstanden ist).

Nun ist nicht jeder Arbeitgeber damit einverstanden, dass die Projektarbeit während der Arbeitszeit erstellt wird und das kann mehrere Gründe haben: z. B. dass bei kleinen Betrieben mit nur einem Entwicklern (wie in meinem Fall), dass alle Projekte und Aufgaben für diesen Zeitraum von fast zwei Wochen liegen bleiben.

Da die eben genannten Umstände für meinen Arbeitgeber nicht zumutbar waren, musste ich das Projekt in meiner Freizeit und den eigenen vier Wänden umsetzen. Glücklicherweise habe ich die Entwicklungsumgebung durch meinen Full-Remote-Job ohnehin schon vollständig gehabt.

Die Zeit ist knapp, besonders für Berufstätige

Auch blieb für die Umsetzung des Projekts auch nicht viel planbarer Raum, da das Projekt erst nach der vollständigen Genehmigung des Projektantrags durchgeführt werden darf und die Frist bis zu Abgabe etwa einen Monat betrug. Stellt man sich vor, dass man bereits Vollzeit arbeitet und dann nach seiner Festanstellung noch munter weiter arbeitet, kann das sehr frustrierend sein – und bei restlichen Verpflichtungen fast unmöglich ist.

Jetzt habe ich in meinem Fall zwei Wochen meines gesetzlichen Urlaubs für die Projektarbeit verbraucht, da die Projektarbeit im Rahmen der Externenprüfung keine anerkannte Weiterbildungsmaßnahme ist und ich dafür keinen Bildungsurlaub beantragen konnte. Das mag ein Spezialfall sein, aber schön finde ich das nicht. Schließlich soll der Urlaub der Erholung dienen und nicht zum Weiterarbeiten.

Die Durchführung und Erstellung der Projektdokumentation

Die Durchführung des Projekts ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Aus der Projektarbeit soll ersichtlich werden, dass der Prüfungsteilnehmer in der Lage ist, ein Projekt selbstständig zu planen, umzusetzen und anschließend gut in Form der Projektdokumentation und Präsentation dem Prüfungsausschuss zu verbildlichen.

Ich habe die Durchführung damit begonnen, einen Katalog für die Anforderungen zu erstellen, die Software mit Werkzeugen wie UML zu planen, die Umgebung vorzubereiten und die ersten Artefakte für den Anhang der Projektdokumentation zu sammeln. Fangt am besten so früh wie möglich mit dem Sammeln von interessanten Artefakten wie Screenshots, Literaturverweisen, etc. an und vermerkt die Quellen, damit diese später korrekt zitiert werden können.

Es sind alle Quellen aufzuführen, die der Verfasser der Dokumentation wörtlich, sinngemäß oder „gedanklich verarbeitet“ den Inhalten der Projektarbeit zugrunde gelegt hat. Es sollte nur zitiert werden, wenn dies unumgänglich ist. Jedes Zitat ist eindeutig zu kennzeichnen. Ein Zitat ist in Anführungsstriche zu setzen und die Quelle zu nennen. Wörtlich übernommene Texte, sowie Tabellen, sind mit einer Quellenangabe zu versehen.

IHK zu Rostock, Jeanette Klimt | Link zur Seite

Wird unzureichend oder falsch zitiert, kann die gesamte Projektarbeit als Betrugs- oder Plagiatsversuch gewertet werden und führt zum Nichtbestehen des Prüfungsteils. Außerdem solltet ihr alle Informationen, die ihr von eurer eigenen IHK erhaltet, zwingend durchlesen und in eure Projektarbeit einfließen lassen.

Von meiner IHK habe ich klare Vorgaben zur Schriftart- und Größe, Seitenabständen und der korrekten Seitennummerierungen erhalten. Ich musste in meinem Fall zehn Seiten mit Textteil und maximal dreißig Seiten mit Anhang (ohne Deckblatt und Inhaltsverzeichnis) einhalten. Weniger Seiten im Textteil sind zwar möglich, aber davon rate ich dringend ab: Nutzt jede Seite so effektiv wie nur möglich! Schließlich soll die Projektdokumentation von einem Fremden verstanden und bewertet werden. Der Anhang sollte nur mit relevanten Inhalten gefüllt werden.

Die Software habe ich einwandfrei und ohne Probleme erstellen können, schließlich mache ich das seit vielen Jahren beruflich. Die Projektdokumentation hatte ich etwas unterschätzt, denn jede getroffene Entscheidung im Projekt muss gut und fachlich begründet werden. Auch muss ein strukturiertes Vorgehen mit geeigneten Mitteln zum Projektmanagement erkennbar sein.

Hinweis für Screenshots

Solltet ihr Screenshots von Webseiten oder eurem Programmcode anfertigen, nutzt am besten keinen Dark-Mode, sondern immer den hellen Modus. Dies sieht auf Ausdrucken besser aus, lässt sich besser lesen und macht insgesamt einen professionelleren Eindruck.

Struktur der Dokumentation

Ich habe mich für meine Dokumentation dazu entschieden, dass ich erst mal ein Word-Dokument erstelle und das Seitenlayout einrichte. Dann habe ich grob die Überschriften platziert, um diese Abschnitte später mit Inhalt zu füllen. Das wirkt einfach strukturierter. Dann habe ich die Seitenzahl daraufhin angepasst, dass diese erst ab der ersten Seite des Textteils beginnt. (Hier eine prima Anleitung auf YouTube dazu)

Einreichen der Projektdokumentation

Wenn man fertig mit seiner Projektdokumentation ist, dann nehmt euch erst mal eine wohlverdiente Pause! Warum? Ganz einfach: Ihr solltet die Projektdokumentation noch mal gründlich durchlesen. Idealerweise an einem anderen Tag! Mit einem kühlen Kopf sieht man vielleicht noch den ein oder anderen Punkt in der Dokumentation, der überarbeitet werden sollte.

Ich habe nach der finalen Korrekt die Projektarbeit für jeden zugeteilten Prüfer ausgedruckt und mit einem einfachen Heftstreifen versehen. Dann habe ich ein weiteres Exemplar für die eigenen Unterlagen ausgedruckt. Die projektbezogenen Dateien habe ich dann an einem sicheren und separaten Ort gespeichert. Die Projektdokumentation habe ich an die für mich eingeteilten Prüfer per Post gesendet. Ich habe mich für ein Einwurf-Einschreiben im Großbrief-Format entschieden, um einen Einlieferungsnachweis mit eindeutiger Sendungsverfolgung zu haben.

Abschließende Worte

Jetzt muss ich auf die Bewertung warten und den zweiten Teil der schriftlichen Prüfung am Mittwoch, dem 24. April 2024 ablegen! Dann sehen wir weiter! 🙂